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关于2016年档案检查验收的通知
作者:   被阅览数: ; 发布于:2017-01-22 13:5:10    文字:【】【】【

关于2016年档案检查验收的通知

各学院,部、处、室、馆,工会、团委:

为进一步加强学校档案管理,维护档案的完整统一,学院办公室档案科将于201736日开始对全校各类档案进行检查验收,请各单位将本部门2016年产生的属归档范围的各类文件资料严格按照档案管理规范,认真进行准备并按时移交。现就有关事项通知如下:

一、检查验收范围

(一)凡本单位在工作活动中直接形成的,能反映本单位工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。

(二)教学单位按教学年度,20159月至20167月期间形成的文件材料(教学单位行政综合按自然年度);照片、获奖材料、其它档案按自然年度检查即201611日至1231日期间形成的文件材料;仪器设备档案按自然年度验收;财会档案的验收为当年的财务档案,财务档案可暂由财务部门保管2,期满后归档(财务归档档案为2015年)。

二、检查依据

按照《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、《归档文件整理规则》及《4887铁算盘资料档案工作规范》的要求进行验收。

三、归档要求

(一)各单位分管档案工作领导要切实加强对本单位档案归档工作的领导,兼职档案员要切实履行职责,在整理过程中要逐卷(件)检查,不缺页、漏项,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交。

(二)要求档案数量充分、质量优化、门类齐全、结构完整。所收集的档案能全面反映本单位2016年度的工作情况。

(三)重要请示类文件材料已批复,须提供相关批复材料;凡归档的纸质文件应提供原件,复印件原则上不归档;归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物。

(四)归档文件有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。页码标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置,凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。

四、检查形式

(一)由档案科工作人员严格按立卷归档要求、检查验收时间表进行检查验收,依照相关规范采取逐件翻阅的形式,主要检查文件材料是否准确、齐全、规范。特别是对科研、基建、设备、声像档案进行严格检查,并将年度检查的情况向全校通报。

(二)档案移交时,交接双方当面检查,不符合要求的请归档部门按要求整理合格后,办理移交手续。归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式两份,经交接双方签字后各留一份备查。

特此通知。

附件(请点击下载):2017年档案检查验收具体时间表

 

学院办公室

2017年1月10

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